Система электронного документооборота «УправДок»
Руководство администратора системы
Содержание
1. Введение
1.1. Система электронного документооборота
«УправДок»
1.2. Сервер документооборота
1.3. Администраторы системы «УправДок»
1.4. Установка и настройка «УправДок»
2. Меню «Справочники»
2.1. Типы документов
2.2. Группы атрибутов документов
2.3. Связи групп атрибутов документов
2.4.Атрибуты документов
2.5.Группы пользователей
2.6. Пользователи
2.7. Рассылки
2.8. Пользователи рассылки
2.9. Права на отчеты
Данное руководство администратора описывает установку и настройку системы «УправДок» и предназначено для администраторов, осуществляющих обслуживание и поддержку работоспособности системы электронного документооборота.
Система «УправДок», разработанная компанией ООО «Агамакс – информационные технологии» предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации. Система является многопользовательской, обеспечивает координированную совместную работу коллектива сотрудников. Этим обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации. Система имеет клиент-серверную архитектуру и эксплуатируется в локальной сети организации. Такое устройство системы позволяет обеспечить следующие ключевые характеристики:
Для работы системы «УправДок» необходим отдельный компьютер под управлением операционной системы Windows или Linux с предустановленным программным обеспечением:
1. Apache
(версии не ниже 1.3.33) или IIS
2. PHP (версии
4.Х или 5.Х, но не ниже 4.4)
3. MySQL (4.Х
или 5.Х но не ниже 4.1)
Для ускорения работы системы УправДок допускается установка Apache и PHP на один сервер, а MySQL на другой.
Система, с которой работают много пользователей,
должна иметь централизованное управление. Эту функцию выполняет специально выделенный
сотрудник или сотрудники, осуществляющие единую согласованную политику настройки
и управления системой, которых называют администраторами системы.
В обязанности администратора системы входит, в
частности, следующее:
Кроме того, администратор системы обеспечивает запуск и установку сервера системы электронного документооборота, настройку и обслуживание системы, создание резервных копий баз данных и восстановление работоспособности системы в случае сбоев.
1. Распакуйте архив дистрибутива.
2. Скопируйте файлы из папки www в домашнюю папку вашего WEB сервера.
3. Создайте MySql базу данных и пользователя для нее с полными правами.
4. Выполните скрипт script.sql в созданной базе данных.
5. В файле user_params.php замените следующие параметры на свои:
$db_server = “сервер MySql”; - обычно localhost
$db_login = “логин пользователя БД”;
$db_pas = “пароль пользователя БД”;
$db_name = “название БД”;
$file_root_path = ‘./files/’;- путь к папке, где будут хранится
файлы документов, необходимо создать эту папку вне зоны видимости WEB сервера.
Путь должен начинаться относительно файла index.php и заканчиваться слэшем.
$file_lang = ‘ru.php’; - файл локализации (хранятся в папке
lang)
$dateformat = 1; - формат даты для отображения пользователям(1
= dd-mm-yyyy, 2 = mm/dd/yyyy, 3 = yyyy-mm-dd)
$default_url = ‘http://demo.upravdoc.ru’; - адрес расположения
системы УправДок.
$default_email_sender = ‘admin@upravdoc.ru’;- e-mail, с адреса
которого будут рассылаться новости и уведомления.
6. Перезапустите WEB сервер.
7. Настройка окончена. Для проверки войдите в «УправДок», введя логин root и пароль 1.
В данное меню имеют доступ только администраторы системы «УправДок». Если в свойствах пользователя указана роль «Администратор», у него появляется дополнительное меню «Справочники», недоступное сотрудникам с правами «Пользователь».
Рассмотрим каждый пункт меню в отдельности.
Данный пункт меню существует для добавления типов документов.
Для добавления нового типа документа нажмите на кнопку «Добавить».
В появившейся форме введите название документа и нажмите на кнопку «Добавить»:
Документ добавлен. При необходимости его можно изменить или удалить, нажав на ссылку «Изменить/Удалить» в списке документов:
В системе «УправДок» каждый документ представлен следующими данными: дата создания,
название, тип и файлами, которые могут добавлять в документ его участники.
У каждого типа документа в вашей организации может быть разный набор информации,
который нужно хранить и давать возможность просмотреть ее другим пользователям.
В системе «УправДок» подобного рода дополнительная информация называется
атрибутами документа. Для ввода атрибутов документа существуют справочники:
атрибуты документов, группы атрибутов документов и связи групп атрибутов документов.
Для создания группы атрибутов документов нужно войти в пункт меню «Группы атрибутов документов». Затем нажать на кнопку «Добавить».
В появившейся форме набрать название группы и нажать на кнопку «Добавить»:
Таким образом, будет создана нужная вам группа атрибутов документов.
После того, как введены типы документов и группы атрибутов документов, нужно каждый тип документа связать с какой-либо из существующих групп. Для этого нужно войти в пункт «Связи групп атрибутов документов».
Затем выбирается нужный тип документа, группа, в которую он входит и нажимается кнопка «Добавить». Например, на рисунке тип документа «Договор» входит в группу «Группа для всех типов документов».
Для каждой из групп атрибутов документов нужно ввести атрибуты. Для этого необходимо войти в пункт меню «Атрибуты документов» и нажать на кнопку «Добавить». В появившейся форме набрать название атрибута, выбрать группу, в которую он входит и тип данных:
Тип данных бывает следующий:
Date - дата;
String area - текстовое поле с возможностью ввести многострочный текст;
String line - текстовое поле, в которое можно ввести текст одной строкой.
Если поле обязательно для заполнения, ставится галочка «Необходимо вводить».
Атрибут «Дата выполнения» вводится особым образом. Сначала вводится атрибут
«Дата выполнения» типа Date.
Затем для атрибута «Дата выполнения» нужно нажать ссылку «Изменить».
В появившейся форме поставить галочку «Атрибут даты выполнения» и нажать на
кнопку «Изменить».
После этого столбец «Дата выполнения» появится в папке «На контроле» и в папке «Принятые», а также можно будет просмотреть отчет о просроченных документах (пункт меню «Просроченные документы»).
Группы пользователей существуют для более удобного выбора пользователей и их хранения. Таким образом, каждый пользователь должен принадлежать к определенной группе. Для ввода групп пользователей нужно войти в пункт меню «Группы пользователей» и нажать на кнопку «Добавить».
В появившемся окне выбрать родительскую группу и ввести название группы пользователей:
«Родительская группа» нужна для организации древовидной системы групп.
Группа root, выступает родительской группой верхнего уровня.
Для добавления пользователей нужно войти в пункт меню «Пользователи» и нажать ссылку «Добавить».
В появившейся форме выбрать группу, ввести фамилию, имя и отчество пользователя, а также логин и пароль, под которыми он будет заходить в систему «УправДок», ввести адрес электронной почты, на который будут приходить оповещения и нажать на кнопку «Добавить»:
Затем для введенного пользователя нажать на ссылку «Изменить»:
В появившейся форме выбрать роль: пользователь или администратор (по умолчанию ставится «Пользователь»). В отличие от пользователя, Администратор может редактировать Справочники. Для получения новостей (о поступлении новых документов, добавлении в обсуждения, и т.п.) нужно поставить галочку «Рассылать новости на e-mail».
Если контролеру часто приходится рассылать документы одним и тем же пользователям,
можно создать заранее сформированные группы пользователей – рассылки.
Для этого нужно зайти в пункт меню «Рассылки» и нажать на ссылку «Добавить».
В появившемся меню ввести название рассылки и нажать на кнопку «Добавить».
Этот пункт меню предназначен для добавления пользователей в созданные рассылки. При нажатии на этот пункт появится окно следующего вида:
Для добавления пользователя в рассылку нажмите ссылку «Добавить».
В появившейся форме выберите название рассылки и нужного пользователя. Нажмите кнопку «Добавить».
Таким образом можно добавить любое количество пользователей в одну рассылку.
Этот пункт меню предназначен для добавления пользователям прав для просмотра отчетов. При нажатии на этот пункт появится окно следующего вида:
Для предоставления прав нужно нажать на ссылку «Изменить права»:
Если отчет должны видеть только определенные пользователи, нужно поставить точку около поля «Определенные пользователи могут видеть отчет» и нажать на кнопку «Ok».
В появившемся окне выбрать нужного пользователя и нажать на кнопку «Добавить». Следующий пользователь добавляется аналогично.
Этот пункт меню предназначен для добавления типов событий:
Для добавления нового типа события нужно нажать кнопку «Добавить».
В поле «Название» набрать название нового типа события и нажать на кнопку «Добавить».
Администратор системы может настроить автоматическую отправку писем пользователям о том, что до наступления
события осталось определенное количество дней. Для этого нужно настроить автоматическое выполнение скрипта notice.php (несколько раз в сутки).
В файле user_params.php необходимо прописать, за сколько дней до наступления события отправлять уведомления. Например:
$noticeeventsday = '(3,1,0,-1)';
0 - в день события
3 - за три дня
-1 - через день после события.